У меня тоже книги стоят по разделам. Художественная литература разделяется, на пример, на временные разделы, русская, зарубежная. В общем внутри больших каталогов (полки) я стараюсь делать небольшие файлы. Они никак визуально не обозначены, просто книги объединенные по, важным для меня, признакам стоят вместе. Есть место для рабочих книг. Сюда попадает все, что понадобилось и будет нужно с задней полки, а потом обратно на нее убирается. Есть у меня еще такой железный уголок держатель. Если надо что-то достать, то книги на ближней полке фиксирую им и раздвигаю, убрав несколько штук с краю. В общем, я визуально и логически знаю где, что находится.

А вот с электронными сложнее. Мне понравилась идея ESPERO записывать в отдельную тетрадь адреса ценных моментов, хотя бы. Правда, я в них запутаюсь, наверное, так же быстро как и в оригиналах. С недавнего времени я пытаюсь все эти моменты целиком(с адресами)закидывать в одну электронную книгу в MS-Publisher. Там же делаю содержание, пока оно не гиперактивно, а надо бы его сделать таким.